Panduan KPI Performance

FASE 0Sekali di awal semester

Setup & konfigurasi cycle

HR menyiapkan semua fondasi sebelum cycle dimulai — dari membuat KPI, menentukan jadwal, hingga assign ke karyawan.

HR

5 langkah persiapan sebelum cycle aktif

1

Buat atau periksa master KPI A1A2

Pastikan semua KPI tersedia di master. Jika belum, tambahkan via form — isi nama, tipe pengukuran, dan target default.

A1 — Master KPI

Daftar semua KPI yang tersedia di sistem

2

Buat atau periksa master kriteria A4A5

Kriteria adalah item penilaian di form review (misal: Komunikasi, Kerjasama). Pastikan semua kriteria sudah aktif.

A4 — Master Kriteria

Daftar kriteria untuk dipakai di proses review

3

Buat periode penilaian baru B2

Isi nama periode, tanggal mulai-selesai, dan jadwal tiap fase review. Wizard 3 langkah — simpan sebagai draft dulu.

B2 — Form Periode

Wizard 3 langkah membuat periode penilaian baru

4

Assign KPI ke karyawan B3

Pilih karyawan atau jabatan, lalu tentukan KPI beserta target dan bobotnya. Assign per jabatan otomatis berlaku ke semua karyawan dengan jabatan tersebut.

B3 — Assign KPI

Assign KPI per karyawan atau per jabatan

5

Konfigurasi kriteria review B4

Pilih kriteria dan atur bobotnya untuk Self, 360, dan Manager review. Total bobot per tipe harus tepat 100%.

B4 — Konfigurasi Kriteria

Konfigurasi bobot kriteria per tipe review

Setelah cycle aktif dan karyawan mulai mengisi data, konfigurasi ini tidak bisa diubah lagi.

FASE 1Setiap bulan sepanjang semester

Input progress KPI bulanan

Karyawan mengisi nilai aktual capaian KPI setiap bulan. HR memantau kelengkapan dan mengirim reminder.

Karyawan HR (monitor)

Karyawan

Isi setiap bulan sebelum deadline

1

Buka halaman progress KPI C1

Pilih bulan dari navigator di atas. KPI yang di-assign otomatis muncul. Isi nilai aktual, upload lampiran bukti jika ada, lalu submit.

C1 — Input Progress KPI

Form input nilai aktual KPI per bulan

Setelah submit, nilai terkunci. Deadline biasanya tanggal terakhir bulan berjalan.

2

Lihat riwayat capaian C2

Pantau perkembangan capaian KPI seluruh bulan dalam satu grafik tren.

C2 — Riwayat KPI

Grafik tren capaian KPI per bulan

HR

Monitor kelengkapan pengisian KPI

1

Pantau dan kirim reminder C3

Lihat siapa yang belum mengisi per divisi. Kirim reminder ke karyawan yang mendekati deadline.

C3 — Monitoring Capaian HR

Monitoring status input KPI seluruh karyawan

FASE 2Dibuka HR · biasanya 1 minggu di akhir semester

Self review

Karyawan menilai diri sendiri secara jujur. Dilakukan bersamaan dengan nominasi reviewer 360.

Karyawan HR (buka fase)

Karyawan

Nilai diri sendiri dengan jujur

1

Isi form self review D1

Form 4 langkah: capaian KPI → nilai kriteria → narasi refleksi → konfirmasi. Bisa disimpan draft dan dilanjutkan nanti.

D1 — Self Review

Wizard 4 langkah pengisian self review

Semakin jujur dan detail self review-mu, semakin akurat gambaran kinerja di mata manager dan HR.

2

Pilih reviewer 360 D2

Nominasikan 3–7 rekan kerja yang akan menilai kamu. Boleh dari divisi berbeda.

D2 — Pilih Reviewer 360

Pilih 3–7 reviewer untuk 360 review

HR

Buka, pantau, dan tutup fase

1

Buka & monitor fase D7

Klik fase Self review → Buka fase. Pantau completion rate dan kirim reminder ke yang belum selesai.

D7 — Monitoring Review HR

Kontrol pembukaan/penutupan fase dan monitoring

FASE 3Setelah nominasi ditutup · 1 minggu

360 review

Reviewer mengisi penilaian secara anonim untuk kolega yang menominasikan mereka.

Karyawan (sebagai reviewer) HR (buka fase)

Karyawan — sebagai reviewer

Isi penilaian untuk kolega yang memilihmu

1

Cek inbox review D4

Lihat siapa yang memintamu sebagai reviewer. Klik Nilai sekarang untuk mulai mengisi.

D4 — Inbox Review

Daftar permintaan 360 review yang masuk

2

Isi form penilaian D3

Nilai setiap kriteria dengan skala yang ditentukan. Penilaianmu anonim — reviewee tidak tahu siapa yang memberi nilai berapa.

D3 — Form Penilaian 360

Form penilaian 360 yang bersifat anonim

FASE 4Setelah 360 review selesai · 1 minggu

Manager review

Manager memberikan penilaian langsung untuk setiap bawahan berdasarkan pengamatan sepanjang semester.

Manager HR (buka fase)

Manager

Nilai semua bawahan langsung

1

Buka daftar bawahan D6

Lihat semua bawahan dan status review masing-masing. Pantau juga capaian KPI tim sebagai referensi.

D6 — List Review Bawahan

Daftar bawahan beserta status manager review

2

Isi form manager review D5

Nilai kriteria, pilih potensi pengembangan, tulis narasi kelebihan dan area perbaikan. Referensi KPI dan self review karyawan tersedia di sidebar.

D5 — Manager Review

Form penilaian manager dengan referensi KPI dan self review

Kolom Catatan untuk HR tidak dilihat karyawan — gunakan untuk rekomendasi khusus.

FASE 5HR only · setelah semua review selesai

Kalibrasi skor

HR meninjau skor gabungan dari semua sumber dan menetapkan skor final serta grade setiap karyawan.

HR

Tentukan skor final dan grade tiap karyawan

1

Buka rekap semua karyawan E2

Lihat skor KPI, self, 360, manager, dan raw score gabungan semua karyawan sekaligus dalam satu tabel.

E2 — Rekap Kalibrasi

Rekap skor semua karyawan + tombol publish

2

Kalibrasi per karyawan E1

Klik satu karyawan untuk melihat breakdown detail. Override skor jika ada pertimbangan khusus — wajib isi catatan jika selisih lebih dari 10 poin.

E1 — Kalibrasi per Karyawan

Detail skor per sumber + form override skor final

3

Publish semua hasil E2

Setelah semua karyawan selesai dikalibrasi, klik Publish semua hasil. Karyawan langsung mendapat notifikasi.

Setelah dipublish, skor dan grade bersifat final dan tidak bisa diubah.

FASE 6Setelah publish · semua pihak bisa melihat

Melihat hasil kinerja

Semua pihak bisa melihat hasil sesuai hak aksesnya masing-masing.

Karyawan Manager HR

Karyawan

Lihat skor, grade, dan catatan manager

1

Lihat hasil kinerja E3

Skor final, grade, rincian per sumber, catatan manager, dan posisi dibanding rata-rata divisi.

E3 — Hasil Kinerja Karyawan

Skor final, grade, radar chart, dan riwayat semester

2

Dashboard kinerja pribadi F5

Tren skor lintas semester, radar kompetensi, dan todo list fase yang sedang berjalan.

F5 — Dashboard Karyawan

Dashboard personal — KPI bulan ini, tren, dan todo

Manager

Lihat hasil seluruh anggota tim

1

Hasil kinerja tim E4

Semua bawahan diurutkan dari skor tertinggi. Klik satu nama untuk melihat detail skor dan catatan.

E4 — Hasil Kinerja Tim

Ranking tim, detail per anggota, distribusi grade

HR

Analisis, laporan, dan export

1

Dashboard HR F1

Distribusi grade, tren skor lintas semester, breakdown per divisi, dan top/bottom performers.

F1 — Dashboard HR

Overview performa seluruh karyawan lintas cycle

2

Export laporan F4

Unduh data dalam format Excel, PDF, atau CSV. Pilih dari 6 template atau custom kolom sendiri.

F4 — Export Laporan

Export data dalam berbagai format dan template